Bas logo
Hamburger afbeelding
Een mannenhand wijst een tegeltje aan in een stalenboek. Twee vrouwenhanden houden een petvilten staal vast in de kleur grijs.

Goedkoop kantoor inrichten: een stap-voor-stap gids

Overweeg jij een nieuwe kantoorinrichting? Dan is het tijd om goed na te denken over hoe je dit wilt aanpakken. Veel bedrijven willen het (deels) zelf oppakken. Maar je eigen uren ergens insteken staat niet gelijk aan goedkoop kantoor inrichten. Dus hoe houd je het dan wel betaalbaar? Wij delen het hier met je!

Stap 1: Inventariseren

Inventariseer wat je graag wilt. Gaat het bij je nieuwe kantoorinrichting alleen om wat nieuw meubilair en andere kleuren op de muur? Een kleine verbouwing? Of wil je volledige afdelingen of een pand herindelen en –inrichten 

 

Neem hierin ook je bedrijfsdoelstellingen mee. Ga je de komende tien jaar groeien? Dan is dit het moment om je kantoorpand daarop voor te bereiden. De schaal bepaalt vervolgens hoe je het project aanvliegt en hoe goedkoop je het kunt doen. 

 

Stap 2: Neem een stylist of ontwerpbureau in de arm 

Een expert inschakelen, dat is toch niet goedkoop? Jazeker, wel. Zelf hobbyen kost je namelijk ontzettend veel geld. Dat vliegt van je af in verschillende stadia van het bouwproces. Hoe? We leggen het je uit.  

 

Geen ontwerp, geen duidelijkheid 

Of je nu alleen voor een nieuwe lik verf gaat of voor een hele verbouwing: een stylist of ontwerpbureau is onmisbaar. Zij zorgen om te beginnen voor een uniform ontwerp, dat ook nog eens opvalt.  

 

Daarnaast maken ze een 2D- of 3D-ontwerp waarin exact wordt vastgesteld waar alle data-, stroom- en internetpunten komen, welke werkplekken waar moeten staan, waar alle meubelstukken komen en welke kleuren er op de muren, vloeren en plafonds zitten. Sla je deze stap over, dan: 

 

  • Ontstaan er mismatches in je kantoorinrichting die je later weer moet oplappen 
  • Krijg je miscommunicatie met leveranciers over kleuren – “groen” valt open te interpreteren 
  • Kom je mogelijk datapunten tekort voor je werkplekken en moet je weer breken 
  • Kom je in de knel met je ruimte, doordat je het verkeerd hebt doorgerekend 
  • Aan al deze zaken zijn kosten verbonden. De ene erger dan de ander.  

 

Dit kost een interieurontwerp voor je kantoorinrichting 

We kunnen geen definitief kostenplaatje geven, maar we bieden je wel graag een indicatie. Een stylist inschakelen voor je kantoorinrichting kost zo’n €300,00. Dit is alleen geschikt wanneer je alleen muurkleuren, vloeren en meubels verandert. Wil je meer? Dan schakel je een ontwerpbureau in.  

 

Bij een kantoor van 60 m2 kost het €1800,00 om een 3D-ontwerp te laten maken bij een ontwerpbureau. Waarin ze de werkplekindeling, kleuren, meubels, materialen en verlichting intekenen. De prijs per vierkante meter is hetzelfde bij een klein kantoor inrichten, als bij een groot kantoor inrichten. Maar hoe groter je pand en complexer je verbouwing wordt, hoe duurder een interieurontwerp is.  

 

Lees hier meer over de voordelen van een interieurontwerper. 

Petvilt stalen in verschillende kleuren, van groen petvilt tot roze petvilt.

Stap 3: Besteed de projectbegeleiding uit

Gemiddeld ben je een dag per week kwijt aan begeleiding van de bouw. Reken dus door wat het je kost om een collega daarvoor vrij te roosteren – in uren en gemiste omzet – en zet dat tegenover wat het je kost om iemand in te schakelen.  

 

Daarbij hebben de meeste mensen geen kaas gegeten van verbouwingen. Dus kost het jou of je collega veel meer tijd om dit te begeleiden en uit te pluizen dan een expert. Veel ontwerpbureaus bieden ook projectbegeleiding aan. Dan sla je twee vliegen in één klap. Dit geeft jou tijdens het proces veel rust en overzicht. En je behoudt de focus op waar jij echt goed in bent: ondernemen.  

 

Stap 4: Laat de montage aan ervaren monteurs over 

Als je ergens op bespaart, laat dat niet op de montage zijn. Om te beginnen zijn onze montagepartijen gepokt en gemazeld door de kantoormeubelenbranche. Zij zetten bureaustoelen, bureaus en geluidsdichte cabines in een handomdraai op.  

 

Daarbij nemen zij ook de rommel mee nadat jij klaar bent. En raakt er iets beschadigd? Dan is dat onze verantwoordelijkheid en niet die van jou. Doe je het zelf? Dan:  

 

  • Moet je echt technisch zijn, er zitten namelijk geen IKEA-handleidingen bij 
  • Zit je twee keer zo lang in de rommel, want je mist ervaring 
  • Ben je verantwoordelijk voor het afvoeren van alle verpakkingen 
  • Draag jij de verantwoordelijkheid voor beschadigingen door montage 

 

Zo bespaar je nog meer kosten bij inrichten kantoor 

Ontwerpen, projectbegeleiding en montage zijn allemaal onderdelen, waar wij geen geld aan verdienen. Uit de praktijk weten wij alleen hóé veel makkelijker dit je kantoorinrichting maakt. En dat je op de lange termijn er echt geld mee bespaart. Maar hoe kun je aan de voorkant geld besparen?  

 

Intensief vs. oppervlakkig gebruik 

Maak voor de verbouwing een overzicht van alle meubels en ruimtes die je intensief gebruikt – of wilt gebruiken – en weinig gebruikt. Hierop baseer je hoe je jouw budget verdeelt.  

 

Voor een decoratieve zithoek, kun je bijvoorbeeld prima goedkope stoelen kopen. Maar stoelen waar je elke dag op zit, moeten van hoge kwaliteit zijn. Bespaar hier dan niet op.  

 

Focus je op de basis 

Zorg dat je basis – zoals wanden, vloeren, werkplekindeling, lichtplan, stroom- en datapunten en werkplekken – goed staat. Kijk hierbij niet alleen naar het nu, denk ook na over wat je over vijf jaar nodig hebt.  

 

Groei je? Zorg dan dat je stroom-, data- en internetpunten over hebt. Investeer daarin. Accessoires en decoratieve meubels kun je altijd in een latere fase kopen.  

 

Kijk eerlijk naar in-house expertise 

Ben je werkzaam in de bouw, elektrotechniek, schilderwerken, vloerenbusiness of vergelijkbare branches? Dan kun je natuurlijk een deel zelf doen. Hiermee kun je kosten besparen.  

 

Kijk dan niet alleen naar de kosten die je bespaart, maar reken ook door wat het kost om je mensen uit te roosteren. Valt dit voordelig voor je uit? Neem het dan op je en anders raden we je toch aan om het uit te besteden.  

 

Verzamel oud, kwaliteitsmeubilair 

Heb je oude meubels die kwalitatief nog goed zijn? Verzamel deze en verkoop ze. Ons dochterlabel Outlet Kantoormeubels koopt bijvoorbeeld oude meubels op, om die vervolgens te refurbishen. Zo gooi je niks zomaar weg.  

Kantoorruimte met links tegen de wand, een open wandkast. Verderop een groene moswand. In het midden een vergadertael met ombouw. Daaraan hangen kunstplanten en zijden bloemen. Rechts zien we op hoogte verstelbare werkplekken.
Kantine bij Den Ouden Groep, met in de voorgrond een boom, een overkapte bar en in het midden zwarte vierkante tafeltjes, met daaromheen zwarte stoelen.
Receptieruimte met een lichte hongaarse punt op de vloer. De receptiebalie is zwart, met links houten bekleding. Links zien we ook een wegwijzer staan en op de witte muur achterin zien we het rode logo van Den Ouden.
Vergaderruimte met een lichte visgraatvloer, een donkere, ovalen vergadertafel omringt met blauwe kuipstoelen. Boven de tafel hangt een designlamp met allemaal ringen. Achter de tafel zien we een vakkenkast met een tv-scherm erin.

Ga alleen van start met een goed plan

Ons overkoepelende advies is: ga alleen van start, als er een goed doordacht plan ligt. Zorg dat je exact weet welke kleuren er op de muren komen, welke materialen op de vloer en welk type meubilair je in elke ruimte wilt hebben. Waar het komt te staan. Hoe je de werkplekindeling maximaal optimaliseert. En hoeveel stroom-, data- en internetpunten je nodig hebt.  

 

Zorg dat je precies weet wat het je kost als je zelf zaken oppakt tegenover als je het laat doen. Kijk hier eerlijk en open naar. Kortom: ga pas breken als alle neuzen dezelfde kant opstaan en jij exact weet waar je aan begint. Anders loop je een hoog risico op een hoop onverwachte, vervelende kosten.  

 

Vraag advies over kantoorinrichten 

Wil je na het lezen van dit artikel graag verder sparren? Of zoek je een partij die jou kan helpen? Neem gerust contact met ons op. Samen met onze partners kunnen we jouw complete kantoorinrichting verzorgen. Bel naar 0344-647050 of mail naar verkoop@basbv.nl. Dan helpen we je graag verder.