Bas logo
Hamburger afbeelding
Vergaderruimte met een vergadertafe voor 12 personen erin. Rechts aan de muur zien we een moswand met het logo erop. Boven de tafel hangt een designlamp met ringen.

Vergaderruimte inrichten: 4 praktische tips en 1 geheim 

Moet jij een vergaderruimte inrichten, maar weet je niet waar je moet beginnen? Wij geven je vier tips waarmee je een vliegende start maakt en we delen een geheim. Steeds meer bedrijven willen namelijk flexibel vergaderen en gebruiken daar een bijzondere aanpak voor! Dus lees snel verder.

Vier tips voor vergaderruimte inrichten

Om helder te krijgen wat je precies nodig hebt om goed te vergaderen, geven we je vier tips. Als je deze doorloopt, ligt er een stevige basis waarop je makkelijk voortborduurt.  

 

Tip 1: Bepaal het doel van de vergadering 

Wat voor soort vergaderingen organiseer je in deze ruimte? Dit bepaalt namelijk wat de inrichting en de omvang van je ruimte moet zijn. Bij boardmeetings heb je een grote, statige ruimte nodig. Maar bij teammeetings is een kleinere ruimte met een huiselijke sfeer al voldoende.  

 

Voor presentaties heb je een lichte ruimte nodig voor concentratie. En voor brainstormsessies is een gezellige ruimte ideaal. Denk dus van tevoren na over waar je de vergaderruimte vooral voor gebruikt.  

 

Tip 2: Bereken hoeveel ruimte je nodig hebt

Volgens de NEN 1824 heb je 2 vierkante meter per persoon nodig in een vergaderruimte. Vergader je met tien personen? Dan kom je dus op twintig vierkante meter uit: een fikse ruimte.  

Tip 3: Kies je vergadertafel uit

De vergadertafel is het centrale element in de vergaderruimte. Welke je kiest, hangt ook weer samen met je doel.  

 

  • Ronde vergadertafel: max. zes personen, voor intieme (team)meetings 
  • Ovale vergadertafel: max. 14 personen, voor een design look 
  • Rechthoekige vergadertafel: geen limiet, handig voor grote groepen/smalle ruimtes 
  • U-vorm vergadertafel: voor presentaties, workshops en cursussen 
  • Hoge vergadertafel: voor snelle meetings waar je stand-ups doet 
  • Verrijdbare klaptafel: als je de indeling vaak moet veranderen 

 

Reken 65 cm per persoon voor genoeg ruimte. Voor ronde tafels bereken je de grootte met deze som: 65 x aantal personen / pi (3,14) = diameter. Lees hier meer over hoe je de juiste vergadertafel uitkiest.  

Collage met vier verschillende vergadertafels. Rechtsbovenin zien we een design ovale vergadertafel, rechts een design rechthoekige vergadertafel, linksonderin een ronde vergadertafel en rechts onderzin een verrijdbare klaptafel.

Tip 4: Kies de juiste vergaderstoelen

Als je weet voor welke tafel je gaat, kies je de stoelen erbij. Zorg dat ze de juiste afmeting hebben, om het gewenste aantal mensen aan tafel te krijgen. Denk bij het uitkiezen van een vergaderstoel hierover na:  

 

  • Verrijdbaar of niet verrijdbaar?  
  • Met- of zonder armleuningen?  
  • Van stof of van afneembaar skai-leer?  
  • Stapelbaar of niet stapelbaar?  

 

Kijk dan welke hoogte onder je vergadertafel past en je bent klaar! 

Witte achtergrond met daarop een vergaderstoel. Deze vergaderstoel heeft een chromen U-poot en zwarte stoffering.

Het geheim: de mobiele vergaderruimte

Dan is het tijd om ons geheim te verklappen: de mobiele vergaderruimte is de nieuwe hit in elke moderne kantoorinrichting. Waarom? Het is de ideale manier om snel, zonder te verbouwen vergaderruimtes te plaatsen. Daarbij kun je ze op dezelfde afdeling verrijden met een kogel. En weer demonteren als je gaat verhuizen. Daarmee blijf je dus continu flexibel. 

Kantoorruimte met links een zithoek en rechts een belhok en een akoestische overlegplek. Achterin zien we nog meer geluidsdichte cabines.

Wat is een mobiele vergaderruimte?

De mobiele vergaderruimte noemen wij ook wel de vergadercabine; dit is een geluidsdichte cabine met een dempingswaarde van zo’n 30 dB die je gemakkelijk opbouwt op jouw kantoor. Vergadercabines zijn er in verschillende groottes: van vier tot en met 14 personen.  

 

Ze bestaan uit akoestische panelen en glazen wanden. Zijn standaard voorzien van ventilatie, verlichting, stopcontacten en datapunten. En je kunt ze tegen een meerprijs uitrusten met monitorarmen, beeldschermen en nog veel meer.  

 

De voordelen van een vergadercabine als vergaderruimte 

Steeds meer bedrijven zetten vergadercabines in als vergaderruimtes. Dit doen ze omdat een vergadercabine de volgende voordelen heeft:  

 

  • Binnen één dag staat de vergadercabine 
  • Het is mogelijk om de vergadercabine te leasen 
  • Verhuis je? Dan neem je de vergadercabine met je mee 
  • Verbouwen is niet nodig, een vergadercabine monteer je 
  • Je hebt geen verbouwrommel en –lawaai op de werkvloer 
  • De vergadercabine kun je verrijden binnen dezelfde afdeling 
  • Vergadercabines hebben een restwaarde – dus je kunt ze verkopen 
  • Geen zorgen meer over akoestiek: die is direct goed in de vergadercabine 
  • Verlichting, ventilatie en stopcontacten zitten er standaard in – zelf aanleggen dus onnodig 

 

3 soorten vergadercabines 

Net zoals bij het inrichten van een vergaderruimte, hangt het type vergadercabine waarvoor je kiest af van je doelen. Maak daarom kennis met de verschillende soorten vergadercabines:  

Soort 1: Akoestische overlegplek voor vier personen

Zoek je een kleine vergaderruimte voor snelle teammeetings en overleggen? Dan is de cabine voor vier personen ideaal. Deze rust je over het algemeen uit met twee treinbanken en een tafel in het midden. Het is mogelijk om er een monitor in te installeren.  

 

Kosten: ca. €4995,- excl. btw tot €10.999,- excl. btw. 

Tegen een witte achtergrond zien we een geluidsdicht cabine met een zwarte bekisting en een oranje binnenkant. In de cabine staan twee treinbanken voor vier personen en in het midden een tafel. Dit is een akoestische overlegplek.

Soort 2: Vergadercabine voor vier tot zes personen

Vergader je met grotere teams? Dan zijn de vergadercabines voor vier tot zes personen ideaal. Hierin plaats je elk meubilair dat je maar wilt. Een hoge vergadertafel met barkrukken erbij, is ideaal. Ook hier kun je een monitorarm met een beeldscherm in hangen.  

 

Kosten: ca. €7885,- excl. btw tot €15.985,- excl. btw.  

Ruimte met twee stiltewerkplekken erin, de achterste rechtsachterin is geel met roodroze treinbanken. De cabine linksvoorin is zwart met een rode wand, bartafel en rode barkrukken.

Soort 3: XXL-vergadercabine van zes tot veertien personen

Heb je vergaderingen met de volledige afdeling? Of boardmeetings? Dan zijn de XXL-vergadercabines je beste optie. Deze cabines richt je hetzelfde in als je standaard vergaderruimte, met een vergadertafel, vergaderstoelen en eventueel een leuke lamp. 

 

Zorg dat je voldoende stopcontacten en datapunten hebt – afhankelijk van het aantal is hier mogelijk een meerprijs aan verbonden.  

 

Kosten: ca. €16.995,- excl. btw tot €20.450,- excl. btw.  

Vergadercabine van licht hout, met verschillende spijlen aan de voorkant. In de vergadercabine staat een vergadertafel, met daaromheen zeven blauwe stoelen. Links hangt een beeldscherm.

De vergadercabine op maat

Wanneer je afwijkende afmetingen nodig hebt, specifieke kleuren wilt of een unieke inrichting zoekt: met cabines is er veel maatwerk mogelijk. Meer dan je van tevoren denkt. Dus vraag altijd even naar de mogelijkheden.  

 

Zo verloopt de plaatsing van vergadercabines 

Natuurlijk wil je weten hoe de plaatsing van deze cabines dan in z’n werk gaat. Over het algemeen hanteren wij dit stappenplan:  

 

  • Bij een leverancier/onze showroom bekijk je de gewenste cabine 
  • Wij inventariseren wat jouw budget is en je wensen zijn 
  • Op basis daarvan maken wij een offerte met een voorstel 
  • Ga je akkoord? Dan zoeken we stof- en metaalstalen uit 
  • Wij bestellen de vergadercabine & plannen de levering 
  • Zorgen dat er ervaren monteurs bij jou op locatie zijn 
  • Zij monteren de cabine in ca. één dag 
  • Vervolgens voeren zij al het afval af 
  • Jouw cabine is klaar voor gebruik! 

Vraag een adviesgesprek aan!

Heb je hulp nodig om jouw vergaderruimte stijlvol in te richten? Of wil je meer weten over de vergadercabines? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag! 

 

Of kom langs in onze showroom aan Heuningstraat 29 in Ochten, Gelderland. Laat van tevoren weten dat je komt via 0344-647052, dan zetten wij de koffie klaar.  

Veelgestelde vragen over vergaderruimte inrichten

Vraag 1: Hoeveel mensen mogen er in een vergaderruimte?  

Volgens de NEN 1824 heeft elk persoon in een vergaderruimte 2 m² nodig, dus bij een ruimte van tien vierkante meter mogen er vijf mensen in vergaderen.  

 

Vraag 2: Wat moet er in een vergaderruimte?  

Een vergaderruimte moet je minstens voorzien van een vergadertafel, vergaderstoelen en voldoende stopcontacten. Ook moet het tafelblad voldoende ruimte hebben voor een laptop, dossiers en een mobiele telefoon.  

 

Vraag 3: Wat kost een vergaderruimte inrichten?  

De kosten van een vergaderruimte hangen af van wat jij wilt. Maar een vergaderruimte inrichten met meubels kost over het algemeen zo’n €1.090,- tot €1.925,- excl. btw. In deze prijs nemen wij geen verbouwing of elektrificatie op. De prijs is gebaseerd op basic vergadermeubilair.  

 

Kantoor met daarin drie akoestische cabines, uitgerust met zit-stabureau, bureaustoel en monitor en oranje akoestische panelen.

Stiltewerkplek

Wij helpen je aan de juiste geluidsdichte cabine!

Werkplekken met zit sta bureaus en zwarte bureaustoelen erachter.

Kantoorinrichting

Hulp nodig bij kantoor inrichten? Schakel ons in!

Kantoorruimte met daarin bruine akoestische scheidingswanden, aangevuld met een zandkleurige bank en rechts een grafische muur.

Akoestisch advies

Wij helpen jou je akoestiek verbeteren!